Fac Simile Bolla di Reso

In questa guida mettiamo a disposizione un fac simile bolla di reso.

Come si Compila la Bolla di Reso

Con “bolla di reso” si indica, nel linguaggio corrente, un Documento di Trasporto (DDT) con causale di rientro (“reso”) che accompagna il ritorno di merce dal cliente al fornitore o, più in generale, il rientro di beni presso il mittente originario. Non è un titolo fiscale in sé, ma un documento di accompagnamento che descrive la merce movimentata, ne attesta la causale e consente la corretta gestione contabile e IVA delle operazioni connesse. È la discendente della vecchia “bolla di accompagnamento” ed è regolata dalle norme sul DDT: serve a tracciare la circolazione fisica dei beni e, quando pertinente, a consentire la fatturazione differita o le variazioni della fattura già emessa.

Il perno operativo è la causale. Se il cliente restituisce merce non conforme o annulla tutto o parte dell’acquisto, la causale sarà “reso da cliente” o analoga; se la merce rientra per riparazione o sostituzione in garanzia, la causale indicherà “reso per riparazione/sostituzione” così da distinguere una mera movimentazione da una riduzione del corrispettivo; se rientrano beni inviati “in conto visione”, “in prova” o “in conto lavorazione”, la causale deve richiamare lo stesso regime indicato all’andata (“rientro da conto visione”, “rientro da lavorazione”) per chiudere coerentemente il ciclo. La causale guida anche i riflessi IVA: quando il reso fa venir meno in tutto o in parte l’operazione originaria, il fornitore emette una nota di credito (variazione in diminuzione) richiamando la fattura; quando si tratta solo di un rientro per intervento tecnico o per movimentazioni temporanee, non c’è storno di corrispettivo e il DDT resta un puro documento di trasporto.

Per essere utile e difendibile, la bolla di reso deve contenere gli elementi tipici del DDT: dati di mittente e destinatario, data e numero progressivo, descrizione della merce con quantità e unità di misura, riferimenti dell’ordine/fattura/DDT di andata, causale chiara, targa o vettore quando si affida il trasporto a terzi, luogo di partenza e di arrivo. La descrizione merceologica conviene che replichi codici e denominazioni della fattura/ordine, così da evitare ambiguità nelle quadrature. Se la restituzione è parziale, indica con precisione le righe o i lotti coinvolti; in settori regolati (alimentare, medicale, componentistica con seriali) annota lotti, scadenze o numeri di serie. La presenza di un collegamento esplicito al documento originario (numero e data della fattura o del DDT di consegna) è fondamentale per ricostruire il “perché” del rientro e accelerare la contabilizzazione della nota di credito, quando dovuta.

Il rapporto con fattura e IVA segue una logica semplice. Se il reso annulla o riduce una cessione già fatturata, il fornitore emette una nota di credito elettronica (TD04) che richiama la fattura, con stesso trattamento IVA dell’originaria (imponibile, esente, non imponibile, reverse o split, a seconda dei casi). Il DDT di reso fa da prova della restituzione fisica e giustifica la variazione. Se invece il rientro non incide sul corrispettivo (per esempio rientro per riparazione in garanzia con successiva rispedizione dello stesso bene), non si emette nota di credito: il DDT fotografa una movimentazione “tecnica” e la fattura originaria resta integra. Quando la restituzione riguarda corrispettivi certificati con documento commerciale (vendita B2C senza fattura), l’operazione si gestisce con “documento commerciale di reso/annullo” sul registratore telematico; il DDT può affiancare la logistica, ma la variazione fiscale passa dal flusso corrispettivi, non da una nota di credito.

Dal punto di vista pratico conviene stabilire un flusso standard. Il cliente che restituisce merce preavvisa e indica numero d’ordine/fattura e motivo; il reso viaggia con bolla di reso compilata dal mittente o, se la logistica è in ritiro, si usa un DDT generato dal fornitore a “reso conto cliente”; al ricevimento, il magazzino verifica quantità e condizioni, registra l’entrata con causale coerente e segnala alla contabilità l’emissione della nota di credito o l’apertura di pratica tecnica. Nei resi post-vendita per e-commerce B2C è utile associare al DDT un RMA/numero di autorizzazione al reso: accorcia i tempi e riduce contestazioni. Se i beni sono danneggiati o inutilizzabili, fotografa lo stato e allega report: la nota di credito può essere totale, parziale o negata in base a termini di vendita e condizioni del reso.

Attenzione alle spedizioni “in conto visione/prova/lavorazione”. All’andata il DDT deve indicare chiaramente che non si tratta di cessione ma di consegna temporanea; al rientro, la bolla di reso chiude il cerchio. Se il bene non rientra e viene trattenuto, il passaggio a “vendita” va documentato con fattura (anche differita) richiamando il DDT iniziale. Stabilire termini massimi di rientro e tracciarli evita che movimentazioni prolungate siano qualificate come cessioni di fatto.

Sul fronte dei trasporti la bolla di reso è l’ancora documentale in caso di sinistri o contestazioni: quanto più è precisa su quantità, stato dei colli e causale, tanto più agevole sarà attivare coperture o responsabilità del vettore. In ambito privacy, i dati riportati sono quelli necessari alla logistica e alla fatturazione: non inserire informazioni eccedenti o sensibili nelle note libere del documento.