In questa guida proponiamo un modello di lettera formale.
Lettera Formale
Scrivere una lettera formale significa mettere per scritto una richiesta, una comunicazione o una contestazione in modo chiaro, tracciabile e rispettoso delle consuetudini. La forma non è un vezzo: orienta il destinatario, evita fraintendimenti e, quando serve, ha valore probatorio. Prima di iniziare definisci l’obiettivo in una riga (“cosa voglio ottenere”) e raccogli i riferimenti utili come numeri di contratto, protocolli, date, documenti da citare.
L’intestazione identifica senza ambiguità mittente e destinatario. In alto inserisci il tuo nome o la ragione sociale con indirizzo, contatti e, se rilevante, codice fiscale o partita IVA. Subito sotto indica il destinatario con denominazione completa, ufficio o funzione, indirizzo e, quando serve, l’attenzione a una persona specifica. L’oggetto va su una sola riga, sintetico e informativo: basta una frase asciutta che consenta l’archiviazione corretta (“Richiesta accesso atti pratica n. …”, “Recesso dal contratto n. … con decorrenza …”). Evita formule vaghe come “Lettera informativa”.
L’apertura sceglie il registro. “Egregio/a” è neutro e sempre adeguato, “Spettabile” si usa per enti e aziende, “Gentile” va bene in contesti meno formali; se conosci il titolo professionale, usalo correttamente (“Avv.”, “Ing.”, “Dott.ssa”). La prima frase aggancia subito il tema e, se esistono precedenti, li richiama: “Facendo seguito alla Sua del …, Le comunico…”, “Con riferimento al contratto n. … stipulato il …, chiedo…”. Nelle righe centrali argomenta in modo lineare: descrivi il fatto in ordine cronologico, indica le basi documentali o normative e formula la richiesta in termini verificabili (cosa, come, entro quando). Se alleghi documenti, anticipalo nel corpo (“in allegato trasmetto copia di …”) e chiarisci il nesso con la tua domanda.
Il tono è fermo ma misurato. Evita aggettivi inutili, ironie, maiuscole enfatiche e domande retoriche; sostituisci “pretendo” con “Le chiedo di provvedere”, “al più presto” con una data precisa, “come da legge” con il riferimento esatto solo se è davvero utile al destinatario. La forma al passivo può irrigidire il testo; meglio verbi diretti e soggetti chiari (“Vi chiediamo di confermare”, “Provvederò a inviare”). Se si tratta di un reclamo o di una diffida, indica un termine congruo per il riscontro e le conseguenze in caso di inerzia senza toni minacciosi (“In mancanza di riscontro entro il …, adiremo gli strumenti di tutela previsti”).
La chiusura ribadisce l’azione attesa e apre al contatto. Una formula breve funziona sempre: “Resto in attesa di un cortese riscontro e porgo cordiali saluti”. Subito sotto indica luogo e data, poi la firma; nelle aziende aggiungi la qualifica e, se invii in originale cartaceo, apponi timbro se previsto. Se scrivi a nome di una persona giuridica, verifica di avere i poteri di firma adeguati; in presenza di procura o delega, dichiaralo e allegane copia.
Il canale conta quanto il contenuto. La PEC conferisce data certa e opponibilità: usa l’indirizzo ufficiale e indica nell’oggetto lo stesso oggetto della lettera, riportando il testo nel corpo e allegando il PDF firmato. L’email ordinaria è adatta a scambi informali o a richieste non sensibili, ma non sostituisce la PEC per atti che richiedono prova di invio e ricezione. La raccomandata resta valida quando il destinatario non ha PEC o quando lo richiedono procedure specifiche. Nella consegna a mano fai apporre la ricevuta su copia. Se alleghi documenti, nomina i file in modo parlante (“Allegato_1_Contratto_123.pdf”) e assicurati che siano leggibili.
La formattazione deve aiutare, non distrarre. Usa un carattere leggibile, margini regolari, spaziatura 1–1,15, paragrafi brevi; niente sottolineature multiple o colori. Mantieni coerenza tra intestazione, oggetto, saluto e firma. Se la lettera ha più pagine, numérale e inserisci un richiamo all’oggetto su ciascuna. Controlla grammatica e punteggiatura: errori e refusi indeboliscono la percezione di serietà. Una rilettura ad alta voce aiuta a eliminare ripetizioni e frasi contorte.
Ci sono accortezze specifiche a seconda dello scopo. Per richieste di accesso o informazioni indica sempre un termine per il riscontro e l’eventuale base normativa, ma senza appesantire; per reclami e messe in mora quantifica l’oggetto, allega le prove essenziali e indica un IBAN o modalità di adempimento; per recesso o disdetta cita il contratto, rispetta il preavviso e specifica la decorrenza; per candidature formali cura l’oggetto, personalizza le prime due frasi sull’ente e collega due risultati misurabili al ruolo a cui aspiri. Nelle comunicazioni con la Pubblica Amministrazione riporta eventuali codici pratica, protocolli, CIG/CUP e rispetta i modelli richiesti quando esistono; l’uso dell’autocertificazione ai sensi del DPR 445/2000 semplifica molte istanze, ma comporta responsabilità penali in caso di falsità.
Gli errori più comuni sono l’oggetto generico o assente, l’assenza di una richiesta concreta, l’uso di toni polemici, la mancanza di allegati annunciati, l’assenza di recapiti per la risposta e la firma dimenticata. Un altro classico è scrivere troppo: una pagina ben strutturata vale più di tre pagine prolisse. Prima di inviare, verifica che i dati del destinatario siano corretti e aggiornati, che l’oggetto rispecchi il contenuto, che i riferimenti a date, importi e numeri di pratica siano esatti, che la lista degli allegati corrisponda a quanto effettivamente incluso. Salva sempre una copia con data e canale di invio: creare uno storico ordinato delle comunicazioni è parte della “buona forma” e ti farà risparmiare tempo se dovrai tornare sul dossier.
Esempi di Lettera Formale
Modello 1 — Richiesta informazioni/atti
Oggetto: Richiesta di informazioni/estrazione atti relativi a ___________________
Egregi Signori,
con la presente il/la sottoscritto/a ___________________, in qualità di ___________________, chiede di poter ottenere informazioni e copia della documentazione relativa a ___________________, riferita al periodo ___________________. A tal fine si indicano i riferimenti utili: protocollo/pratica ___________________, ulteriori dettagli _______________.
Si resta a disposizione per eventuali chiarimenti e per concordare modalità e costi di riproduzione, chiedendo cortesemente riscontro entro il ___________________ .
Distinti saluti,
Città _______________, ___________________
Firma ___________________
Modello 2 — Reclamo/contestazione formale
Oggetto: Reclamo in merito a ___________________ – riferimento ___________________
Spett.le _________,
si rappresenta quanto segue. In data ___________________ è stato riscontrato ___________________, in relazione al contratto/ordine/fattura n. _____________. Nonostante i solleciti del ___________________ _________________ e del ___________________ , la criticità permane. Con la presente si formula reclamo formale e si chiede il ripristino/conformità entro e non oltre il ___________________ , con contestuale conferma scritta delle azioni intraprese.
In difetto, ci si riserva ogni iniziativa a tutela dei propri diritti, ivi compresa la richiesta di ristoro dei danni documentati.
Cordiali saluti,
Città _______________, ___________________
Firma ___________________
Modello 3 — Sollecito pagamento
Oggetto: Sollecito pagamento fattura n. ___________________ del ___________________ __
Egregi,
si richiama la fattura n. ___________________ del ___________________ , scaduta il ___________________ e tuttora inevasa per l’importo di € _______________. Si invita pertanto a provvedere al saldo entro il ___________________ mediante bonifico su IBAN ___________________, indicando in causale il numero fattura.
In assenza di riscontro nel termine indicato, matureranno gli interessi di mora e si procederà secondo legge al recupero del credito. Resta disponibile la documentazione giustificativa su richiesta.
Distinti saluti,
Città _______________, ___________________
Firma ___________________
Modello 4 — Convocazione/invito a incontro
Oggetto: Convocazione incontro su ___________________
Gentile ___________________,
La/Vi invitiamo a partecipare all’incontro dedicato a _______________, che si terrà il giorno ___________________ alle ore ______ presso ___________________, via ___________________ (Città ___________________). L’incontro avrà ad oggetto _______________.
Si prega di confermare la presenza entro il ____v rispondendo alla presente o contattando ___________________ al n. ___________________.
Con osservanza,
Città _______________, ______
Firma ___________________
Modello 5 — Disdetta/recesso da servizio o contratto
Oggetto: Recesso/disdetta dal contratto n. ___________________ – decorrenza _____
Spett.le ___________________,
con la presente il/la sottoscritto/a ___________________, in qualità di _____________, comunica formale recesso/disdetta dal contratto n. ___________________ sottoscritto in data //, con effetto dal //__, nel rispetto dei termini di preavviso contrattuali. Si chiede conferma scritta dell’avvenuta presa in carico della presente, delle modalità di cessazione del servizio e del conguaglio delle competenze residue.
Si indicano, per eventuali rimborsi/saldi, le seguenti coordinate: IBAN ___________________.
Cordiali saluti,
Città _______________, ________
Firma ___________________
Fac Simile Lettera Formale
Di seguito è disponibile un fac simile lettera formale da scaricare.
